Nella guida di oggi parleremo della fattura, uno dei documenti fiscali obbligatori per legge. Più avanti nell’articolo affronteremo il problema del calcolo fatture e di come è possibile sfruttare i software fatturazione presenti nel nostro catalogo.
Prima di trattare il calcolo fatture nello specifico, è bene chiarire cosa sia la fattura, chi può emettere la fattura e cosa contiene per poi concentrarci sul calcolo fatture attraverso la fatturazione elettronica software che aiutano l’azienda o il professionista a sbrigare questa pratica quotidiana.
Calcolo fatture: cos’è una fattura?
Prima di poter spiegare il calcolo fatture in dettaglio, come promesso vediamo alcune cose fondamentali da sapere sulla fattura.
Cos’è la fattura? Abbiamo già detto in principio che la fattura altro non è che un documento fiscale obbligatorio per legge e che viene rilasciato dal venditore. Questo documento, la fattura, serve a certificare l’avvenuta cessione di bene o di servizi ed il diritto a riscuotere un costo o prezzo. Chi emette la fattura, cioè il venditore o prestatore del servizio, è un soggetto fiscale ed è titolare della partita iva.
L’emissione della fattura avviene in più copie. Ciò facilita la raccolta di questa negli archivi dei singoli individui coinvolti nella transazione. I software per fatturazione di cui parleremo più avanti nell’articolo permettono sia le stampe sia l’invio della fatturazione digitale. Quest’ultima però è riconosciuta solo se vi è un’apposita richiesta agli organi competenti della materia.
Un programma di fatturazione prevede anche la stampa presso terzi e la trasmissione telematica (come anticipato pocanzi). L’archiviazione delle fatture è consentita dalla legge anche su supporti ottici. Inoltre sono di recente creazione dei registratori di cassa innovativi, che se predisposti, possono provvedere anche alla stampa di fatture.
In altri articoli del magazine abbiamo già parlato quando ci siamo occupati della contabilità ordinaria di documenti fiscali che vanno obbligatoriamente registrati in bilancio e che hanno l’obbligo di una numerazione progressiva. La fattura è uno di questi documenti di cui parlavamo in altri articoli.
Una fattura ‘particolare’: la fattura accompagnatoria
Una fattura un po’ più ‘particolare’ è la c.d. fattura accompagnatoria molto diffusa nel commercio. A cosa serve? Semplicemente questo tipo di fattura funge anche da DDT (Documento di trasporto). Perché viene effettuato questo tipo di fattura? Beh, in questo modo l’azienda esegue una sola operazione per scaricare magazzino e fatturare. Non servirà emettere successivamente una fattura all’avvenuta consegna (fattura differita). Anche la fattura accompagnatoria viene firmata da chi riceve la merce, proprio come i DDT.
Chi emette la fattura e cosa contiene la fattura
La fattura è obbligatoria per legge salvo alcune eccezioni. Se è vero infatti che i titolari di partita iva devono emettere per obbligo la fattura quando vendono della merce o un bene oppure prestano un servizio, ci sono tuttavia casi eccezionali in cui la legge permette al venditore di emettere la fattura.
Se non è richiesto dal cliente al momento dell’operazione, il venditore è esonerato dalla fatturazione quando:
- Commercianti al dettaglio;
- Prestazioni alberghiere;
- Agricoltori per beni di propria produzione;
- Somministrazione al pubblico di alimenti e bevande;
- Autotrasporti di persone;
- Coloro che prestano servizi in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti.
Chiariamo che seppur esclusi da fatturazione, tali venditori sono obbligati a rilasciare al cliente documenti fiscali per accertare i controlli, come la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale.
Qual è il contenuto di una fattura?
Per legge anche il contenuto della fattura ha una composizione precisa. Tale contenuto è perciò definito obbligatorio ed è previsto nella legge sull’IVA.
Una fattura deve obbligatoriamente contenere questi elementi:
- Data di emissione;
- Numero emissione della fattura
- Dati del cedente: Nome e cognome o ditta (se ditta individuale) o denominazione sociale (se è una società);
- Indirizzo: residenza, sede legale, sede operativa o filiale;
- Numero partita IVA;
- Dati del cessonario: Nome e cognome, ditta o denominazione sociale della società, indirizzo (non è necessaria la partita IVA del cessonario);
- Descrizione sintetica della natura dell’operazione;
Questa parte è prettamente ‘descrittiva’, ad essa segue poi una parte numerica che prevede:
-
- Quantità e descrizione dei beni ceduti;
- Prezzo unitario e importo complessivo della merce (se vi sono sconti è prevista una voce anche per questi ultimi);
- Eventuali spese accessorie riconducibili ad assicurazione, trasporto, e così via;
- Base imponibile (equivalente al prezzo del prodotto escluso di IVA);
- Aliquote IVA (4%, 10% o 22%);
- Totale importo della fattura;
Software per il calcolo fatture
Come promesso ci occupiamo adesso del calcolo fatture e dei programmi per fatturazione e magazzino. I software presenti online sono tantissimi ed alcuni anche gratis. Ad esempio c’è MicroFattureEXTRA dove è possibile creare fatture gratis. Un altro software gratis molto potente è GIM Free.
Un metodo molto utilizzato prima dello sviluppo di questi software dedicati alla fatturazione, per l’attività in questione si utilizzava spesso Microsoft Excel. Per molti operatori o professionisti non era facile da utilizzare e spesso capitava di sbagliare calcoli o utilizzare formule sbagliate che facevano impiegare molto più tempo.
In realtà Excel è intuitivo da utilizzare ed è possibile creare una propria struttura di fattura, contenente i requisiti minimi. Nonostante oggi esistano dei programmi per fatture innovativi e che velocizzano molto il lavoro dei commercialisti, dei ragionieri o degli addetti alle operazioni in tante pmi, nelle scuole superiori molti docenti insegnano ai propri studenti di ragioneria e tecnici commerciali ad utilizzare Excel anche per realizzare delle fatture. Online sono disponibili numerosi modelli di fattura o template per realizzare e personalizzare velocemente una fattura. Oggi, però che Excel offre un servizio di abbonamento Office 365 che si può provare gratis.
