La conservazione sostitutiva fa parte ormai del vocabolario del mondo del lavoro italiano da un po’ di tempo.
Questa imposizione nel panorama del lavoro la si deve in modo particolare alla spinta innovativa data dalla fatturazione elettronica verso la PA. Le continue spinte evolutive hanno poi allargato la possibilità di fatturazione elettronica anche ai privati, allargando dunque il giro a tutti gli operatori (qui trovate la nostra guida alla fatturazione elettronica).
Ma precisamente, quando parliamo di conservazione sostitutiva dei documenti, di cosa stiamo parlando?
Prima di entrare nel dettaglio, chiariamo il contesto in cui si inseriscono sia la fattura elettronica sia la conservazione sostitutiva fatture. Il processo di semplificazione amministrativa avviato ormai da tempo in molti paesi dell’Unione Europea ha preso finalmente vita anche in Italia. In paesi come la Danimarca e la Norvegia questa prassi era già ampiamente utilizzata ed i vantaggi apparivano assai notevoli.
La conservazione sostitutiva delle fatture va dunque ad inserirsi in quel quadro di riforme semplificative avviate nel nostro Paese come attuazione delle direttive europee.
Cosa intendiamo con conservazione sostitutiva dei documenti?
Definito il contesto da cui nasce la necessità di questo nuovo tipo di conservazione delle fatture elettroniche, possiamo definire in dettaglio cosa intendiamo con questo termine.
La conservazione sostitutiva dei documenti è una procedura indirizzata a dare valore legale ad un documento informatico allo stesso modo di uno cartaceo. Uno di questi documenti è appunto la fattura elettronica.
Molti soggetti giuridici sono tenuti per legge a conservare diversi documenti, anche per più anni.
È proprio in questa ottica che entra in gioco la conservazione sostitutiva dei documenti.
Nel nostro post andremo a far riferimento in particolar modo alla fattura elettronica, ma grosso modo questo nuovo tipo di conservazione digitale si applica a tutti i documenti legali.
Conservazione sostitutiva fatture perché conviene?
Innumerevoli come già potrete immaginare sono i vantaggi che si traggono da questo processo. Avere una procedura che permette di equiparare la validità legale di un documento in formato cartaceo ad uno in formato telematico permette di abbattere enormemente i costi di diverse risorse (e parliamo di svariati miliardi di euro!).
Uno dei primi vantaggi a cui ci viene da pensare subito è inoltre che la conservazione sostitutiva è una procedura utilissima che riduce enormemente gli spazi di archiviazione. Dimenticatevi quindi degli enormi faldoni cui siamo stati abituati da sempre a vedere negli uffici.
Vantaggi maggiori: imprese e PA potranno finalmente abbattere:
- costi di stampa (pensate alla carta, alle stampanti e ai toner, ai costi di spedizione);
- tempi di ricerca e consultazione dei documenti;
Vantaggi che come nel caso di una fattura che per legge deve essere conservata per più anni, appaiono ancor più palesi.
Inoltre si vocifera la futura introduzione di un sistema gratuito che sarà messo a disposizione dei contribuenti da parte dell’Agenzia delle Entrate per permettere l’invio e la trasformazione della fattura elettronica e di altri documenti digitali.
Procedura di conservazione sostitutiva delle fatture
Emettere una fattura elettronica è davvero molto semplice con l’ausilio dei software presenti su Gestionale.co
Il legislatore ha ben definito i campi legislativi della conservazione sostitutiva. I passi da seguire sono semplici ed immediati:
- La firma digitale: la fattura elettronica per avere valore legare deve avere una firma elettronica qualificata;
- L’indicizzazione: alla fattura elettronica viene associato un n° fattura, partita IVA del cliente e altri dati identificativi. Ciò consente di indicizzare la fattura permettendone una più facile ricerca e consultazione;
- Il lotto di conservazione: la singola fattura farà parte di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche più fatture;
- La chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale: questi lotti di conservazione vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata del Responsabile della Conservazione Sostitutiva;
La marca temporale viene apposta tramite un collegamento col sistema esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura. Così facendo i loti di conservazione avranno firma digitale (che permette di accertarne la paternità) e marca temporale (che permette di datare in modo chiaro e inequivocabile il documento).
Completato questo iter i suddetti lotti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo la normativa vigente (Decreto 23/1/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, con la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione nº 11 del 19/02/2004).
I segreti del manuale della conservazione sostitutiva
Riteniamo importante infine segnalare l’esistenza di un manuale della conservazione sostitutiva. Questo documento operativo contiene tutte le procedure aziendali che si effettuano per archiviare e conservare dei documenti in formato digitale.
Dotarsi di questo manuale non è obbligo di legge, ma è consigliabile utilizzarlo per tener traccia di tutti gli elementi e le operazioni che concorrono alla funzione di conservazione sostitutiva.
I punti più importante che possiamo trovare nel manuale della conservazione sostitutiva fatture sono i seguenti:
- Identificazione dei soggetti che si sono succeduti nella responsabilità della conservazione sostitutiva;
- Struttura della funzione di conservazione documentale, indicando anche i vari soggetti interessati dal processo;
- Tipi di documento sottoposti a conservazione sostitutivi;
- Descrizione dell’intero processo di archiviazione;
- Produzione di duplicati o copie;
- Tempi della gestione documentale;
- Indicazione delle operazioni che esigono la presenza di un pubblico ufficiale;
