Quando si pensa a come meglio gestire il tempo che si ha a disposizione si pensa semplicemente a fare una lista di attività da dover svolgere e spuntarle a via via che esse vengono completate. La verità, invece è un’altra, per gestire correttamente il tempo disponibile bisogna stabilire delle priorità, pianificarle e escludere tutte le attività superflue.
Esiste un metodo che aiuta a gestire correttamente il tempo: la matrice di Eisenhower.
Il nome di questo metodo deriva da Dwight D. Eisenhower, generale e presidente degli Stati Uniti negli anni 50, il quale ritiene che gestire correttamente il tempo non significhi semplicemente organizzare i compiti, si tratta di una vera e propria filosofia di vita. Una massima su questo argomento è racchiusa in una frase a lui attribuita, “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Questo metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Eisenhower viene detto anche Matrice di Covey, dal nome di Stephen Covey, che nel suo libro The 7 habits of higly effective people, ne ha approfondito il modello.
I 4 quadranti della matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è rappresentata da quattro quadranti, bisogna quindi immaginarla come una semplice matrice composta da quattro sezioni. Ogni sezione rappresenta una determinata categoria di priorità per quanto riguarda le cose da fare. Allo stesso tempo, ogni quadrante include una serie di attività che vanno gestite in maniera diversa.
La matrice è suddivisa in quattro quadranti:
- Crisi:urgente e non importante (Q1);
- Qualità:importante e non urgente (Q2);
- Inganno:urgente e non importante (Q3);
- Spreco:non importante e non urgente (Q4).
Cosa scrivere in ogni quadrante?
Nel quadrante Q1 vanno scritte tutte le azioni che bisogna compiere al più presto e che devono essere svolte in prima persona. Ad esempio, rientrano in questo quadrante i progetti in scadenza, le telefonate ai clienti, tutti i problemi pressanti e urgenti da risolvere. Qualora la maggior parte della propria giornata è concentrata nel quadrante Q1, allora ci saranno sicuramente delle difficoltà a gestire il tempo.
Nel quadrante Q2 vanno appuntati progetti a medio/ lungo termine e le nuove strategie operative da attuare. Ad esempio, corsi di formazione e crescita personale e opportunità di business.
Più occupi tempo del quadrante Q2 e migliore sarà la qualità della propria vita.
Nel quadrante Q3 rientrano tutte le attività urgenti ritenute “ingannevolmente” importanti, si potrebbero delegare. In questa sezione è possibile collocare le attività spesso derivanti dall’esterno, che interessano ad altre persone. Esempi lampanti di questa sezione sono tutti gli incontri o le riunioni superflue e alcune telefonate o mail non fondamentali.
Se si occupa una buona parte del proprio tempo nel badare alle urgenze degli altri, ci sarà sempre meno tempo per sé stessi.
Nel quadrante Q4, infine troviamo tutte quelle attività banali che sarebbero da evitare. Queste attività sono sì piacevoli, ma che sarebbe meglio ridurle o rinviare per concentrarsi su attività più importanti. Esempi di attività che fanno parte del quadrante spreco sono navigare su Facebook o giocare al PC.
Chi si trova spesso nel quarto quadrante, sta sprecando il proprio tempo e avrà sicuramente il rimpianto di non aver realizzato attività importanti.
