Il termine inglese time management, ovvero gestione del tempo, viene utilizzato per parlare del processo di pianificazione e controllo del tempo nelle attività lavorative. Questo termine è utilizzato specialmente per indicare specifiche attività che consentono di aumentare:
- L’efficacia;
- L’efficienza;
- La produttività.
In passato, diversi esperti di organizzazione e management aziendale hanno ideato diversi metodi di pianificazione e analisi del tempo. Con lo sviluppo delle tecnologie informatiche, l’ICT che ha permesso un più rapido scambio delle informazioni tra i vari reparti aziendali, sono stati sviluppati anche software di monitoraggio e definizione delle priorità e della gestione del tempo.
Tra le diverse tecniche conosciute e applicate ancora oggi ci sono:
- La tecnica del pomodoro;
- Il metodo Eisenhower;
- Il metodo Kanban;
- Il Timeboxing.
Tecniche per stabilire le priorità
Esistono diversi modi e metodi per stabile le priorità. Di seguito vi presenteremo tre tecniche tra le più utilizzate dai project management nella pianificazione di progetti:
- Analisi ABC: Questa è una delle tecniche più utilizzate nella gestione aziendale. Essa consiste nella classificazione di grandi quantità di dati in gruppi, spesso chiamati A, B e C, da cui il nome, attività classificate secondo questi criteri generali:
- A – Compiti valutati essere molto urgenti e molto importanti;
- B – Compiti che sono importanti ma non urgenti;
- C – Compiti che non sono né urgenti né importanti.
Come si può notare ogni gruppo viene ordinato per priorità. Per precisare ulteriormente le priorità, si decide di forzare tutte le attività classificate “B” nei gruppi “A” o “C”. L’analisi ABC può includere anche più di tre gruppi;
- Metodo Eisenhower: Altro metodo molto utilizzato, deve il suo nome al generale e politico statunitense. In questo metodo tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri:
- importante e urgente: in questa categoria rientrano tutte le attività da eseguire al più presto e di persona;
- importante e non urgente: qui invece troviamo le attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
- non importante e urgente: queste sono le attività da dover delegare se possibile;
- non importante e non urgente: in questa categoria ci sono tutte le attività da eliminare.
- Metodo Posec: Il Posec è un modello che prende in considerazione la qualità di vita di una persona media e stabilisce 5 principi o criteri da seguire per garantire il successo e la prosperità economica.
POSEC è un acronimo inglese che sta per:- Prioritize – (Priorità): Definire il proprio tempo e definire la propria vita vincente;
- Organizing – (Organizzare): Attività da fare per ottenere sicurezza e stabilità, da portare a termine regolarmente per avere successo;
- Streamlining – (Flusso): Attività che non ci piace fare, ma che devono essere fatte;
- Economizing – (Economizzare): Attività che si dovrebbero fare e/o che possono essere piacevoli da fare, ma non sono così urgenti;
- Contributing – (Contribuire): Prestare attenzione alle poche attività rimaste in grado di fare la differenza;
Perché è importante la gestione del tempo?
La definizione corretta che aiuta a capire veramente cos’è il time management è che si tratta di uno strumento di organizzazione e gestione del proprio tempo finalizzato al controllo delle scadenze.
La regola generale per organizzare tutte le attività da svolgerle con la massima efficienza è ragionare per obiettivi definendo correttamente gli scopi a breve e medio e lungo termine delle nostre attività, e differenziando, di conseguenza, l’importanza che hanno e l’urgenza con cui devono essere portate a termine.
