14 Feb

Google Drive come funziona

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Nell’era digitale e negli spazi di internet è fondamentale per tutte le aziende e i loro dipendenti imparare ad usare e gestire l’archiviazione cloud. In questa breve guida cercheremo di presentarvi lo spazio cloud gratuito offerto da Google.

Innanzitutto cerchiamo di capire perché saper usare questi spazi di archiviazione online è fondamentale oggi per le aziende.
Il cloud (nuvola) è un luogo virtuale che potremmo considerare come una biblioteca. All’interno di questo spazio di archiviazione è possibile caricare (attraverso l’upload) dati sensibili come file, documenti, pdf, immagini, video ed altri media digitali. L’accesso a questi dati è riservato alle sole persone che condividono i permessi per poter visualizzare o modificare quei file. Basta avere una connessione ad internet ed il gioco è fatto.

Proprio questa caratteristica principale ha permesso la diffusione, specie in ambito aziendale, di tanti strumenti di storage gratuiti. I servizi di cloud sono offerti da diverse aziende, i più noti sono:

  • Google Drive;
  • DropBox;
  • Skydrive;
  • iCloud;


Se avete compreso di cosa parliamo, passiamo adesso a spiegarvi Google Drive come funziona e come si usa.
archiviazione-documenti

Google drive cos’è?

Google Drive è uno strumento cloud tra i più diffusi ed utilizzati al mondo. Permette lo storage (l’archiviazione) e lo sharing (la condivisione) di file multimediali, utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio e a quei file.

Da cosa scaturisce il successo di Google Drive? Sicuramente dalle sue funzionalità principali: i dati archiviati sono accessibili da qualsiasi dispositivo. Vedremo a breve la compatibilità di questo strumento con i dispositivi più diffusi (pc, smartphone, desktop, tablet, etc). I file vengono sincronizzati all’ultima versione dei file salvata in memoria cloud. L’aggiornamento avviene quindi in tempo reale attraverso dei software che sono definiti “local agent”. Lavorando al file in cloud sarà possibile in qualsiasi momento condividerlo velocemente attraverso un link ad altre persone a cui si vuole garantire l’accesso. È possibile scegliere se dare la possibilità di modificare il file anche all’altro utente o permettergli soltanto la visualizzazione.

Google Drive è compatibile con una miriade di dispositivi (praticamente tutti i dispositivi digitali e tecnologici attualmente in circolazione). Funziona su diversi sistemi operativi come Mac OS X, Microsoft Windows e dà il meglio di se sui sistemi Android. Ma Drive lo potete utilizzare anche dal vostro iPhone vista la compatibilità con i o.s. di iOS.

Come si usa Google drive?

Prima di immergervi negli spazi cloud di Google drive è necessaria un’ulteriore precisazione su questo strumento.
Esistono diversi metodi di utilizzo: abbiamo già accennato alla possibilità di modificare o visualizzare solamente i file condivisi tra utenti.
Facciamo maggiore chiarezza: i servizi di cloud (che sia Google Drive o qualsiasi strumento come quelli citati in precedenza) sono solitamente distinguibili in due grandi gruppi:

  • Editing, ovvero offrire la possibilità di modificare i documenti condivisi tra i vari utenti che ne hanno i permessi;
  • Versioning, ovvero consentire la visualizzazione delle versioni diverse dello stesso documento salvate nel cloud. Sarà infatti possibile in questo caso “tornare indietro nel tempo”: potrete ripristinare i file nella versione in cui erano stati salvati anche diversi giorni prima;
  • Sharing, ovvero la condivisione ad altri utenti di un documento per permettere a questi ultimi di prenderne visione;


Registrarsi a Google Drive da browser

Per poter utilizzare questo strumento occorrerà innanzitutto registrarsi alla piattaforma offerta da Google. È molto semplice ed intuitivo: se disponete già di un account di posta elettronica offerto da Gmail dovrete semplicemente loggarvi ed accedere al vostro spazio. Altrimenti registratevi e seguite la procedura che trovate su questa pagina: http://drive.google.com/

A questo punto, una volta effettuata la registrazione e forniti i vostri dati a Google, potrete cominciare ad utilizzare lo spazio di archiviazione gratuito messo a vostra disposizione da questa piattaforma.
Accedendo al vostro account potrete decidere se utilizzare Google Drive attraverso browser web o scaricare l’app di Drive per Mac o per PC (utilizzandolo dunque da vostro dispositivo senza passare per il browser).

Anche se la nostra spiegazione è abbastanza chiara ricordatevi che Google vi mette a disposizione questa guida per poter effettuare semplicemente tutti i passaggi: https://support.google.com/drive/

Se decidete di installare Drive sul vostro computer (trovate la voce nel menù verticale in alto a sinistra), procedete con l’installazione e seguite le indicazioni con attenzione (Google vi presenterà tutte le funzionalità e potenzialità di Drive).
Utilizzando il dispositivo dal vostro PC senza passare dal browser sarà possibile lavorare ai vostri documenti anche offline. In questo caso bisognerà effettuare delle modifiche alle impostazioni di sincronizzazione dei file per poter poi garantire il salvataggio in cloud dei file sui quali andrete ad operare.

Alla voce “Impostazioni avanzate” scegliete il percorso corretto della cartella che intendete condividere e salvare con la sincronizzazione. Cliccate su “Cambia” se dovete modificare il percorso o selezionare soltanto certe cartelle.
Una volta salvato il lavoro, caricate in drive le modifiche attraverso la sincronizzazione con connessione web. In questo modo Google vi metterà nella condizione di poter visualizzare e modificare il file da qualsiasi dispositivo connesso al vostro account (quindi in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo).

È proprio questo il punto di forza dell’archiviazione cloud: vengono letteralmente abbattuti i confini e i luoghi di lavoro. Potete lavorare al vostro file in ufficio, da casa, al parco o in treno durante un viaggio. Una volta terminato il lavoro vi basterà sincronizzare (tramite connessione internet) il file ed avere la versione aggiornata disponibile e accessibile nel vostro account. Pronti per riutilizzarlo nuovamente quando ce ne sarà bisogno.
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Connettività e compatibilità tra più dispositivi

Vi abbiamo già anticipato nel paragrafo precedente che Google Drive è disponibile e compatibile su diversi dispositivi e sistemi operativi.
Per accedere a Google Drive da uno smartphone vi basterà scaricare l’applicazione dallo store del vostro O.S. (ad esempio PlayStore per gli utenti Android), accedere all’account e avere a vostra disposizione tutti i file caricati nel vostro spazio di archiviazione virtuale.

Cosa posso fare con Google drive?

Su Google Drive potrai creare nuovi file o caricare documenti presenti sul tuo hard disk.
Sul menù a tendina che trovate a sinistra trovate il pulsante “Crea” oppure “Carica”. In questo modo creerete o caricherete un nuovo file sul server di Google e sarà disponibile come detto dai vostri dispositivi collegati all’account. Come detto potrete decidere di tenere i file in archivio per voi stessi e richiamarli quando si presentà la necessità oppure condividerli attraverso l’opzione messa a disposizione dallo strumento.

La visualizzazione dei documenti è molto pratica, potrete disporli in ordine alfabetico, in base all’ultima modifica o all’utente/account che ha creato il file. Inoltre sarà possibile visualizzarli come “elenco” o come “griglia”.
Sul lato scegliete quali file visualizzare nella dashboard:

  • I miei file, sono i file che avete caricato o creato voi sullo spazio e che possono essere accessibili ad altri utenti;
  • Condivisi con me, sono i file che altri utenti hanno condiviso con voi per poterli visualizzare o modificare insieme;

Per ogni tipo di file o progetto potrete creare delle cartelle per mantenere in ordine i vostri file come meglio conviene.
Lo spazio Google Drive disponibile gratuitamente è di 5Gb di archiviazione. Se necessità di maggiori spazi potrete acquistare ulteriore memoria attraverso la stessa piattaforma procedendo all’acquisto con le varie procedure di pagamento disponibili.
Un ultimo consiglio è quello di operare backup di file anche sui vostri hard disk personali per poter tenere sempre versioni di archivio disponibili nel caso in cui il documento online in cloud vada perso o cancellato per errore.

Speriamo che con questa guida adesso sapete Google drive come funziona: vogliamo però ricordarvi che anche nel nostro catalogo troverete software disponibili sottoforma di gestionale cloud.

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