17 Mag

Guida per capire come funziona Dropbox

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Il digitale è diventato sempre più importante per le aziende e i loro dipendenti. Grazie alle nuove tecnologie, in particolar modo, gli spazi di internet, si è rivoluzionato il modo di condividere e scambiare file di lavoro tra le diverse figure aziendali. Chi di voi non si è mai trovato ad utilizzare gli spazi di archiviazione cloud?

Abbiamo già fornito di recente una guida pratica a voi cari lettori suggerendovi Google drive come funziona e come bisogna sfruttarlo al meglio. Oggi, invece, proveremo a concentrarci su come funziona DropBox, un altro importante strumento di archiviazione a disposizione di tutte le aziende e professionisti.

Sai cos’è il cloud?

Prima di cominciare:

Il cloud (letteralmente nuvola) è uno spazio di archiviazione virtuale. Lo potremmo considerare come una biblioteca virtuale, nella quale si possono caricare (attraverso l’upload) dei dati come file, documenti, pdf, immagini, video ed altri formati digitali. L’accesso a questi documenti è riservato alle sole persone che condividono i permessi per poter visualizzare o modificare quei file. Basta avere una connessione ad internet ed il gioco è fatto.

Cos’è e come funziona DropBox

Dropbox è un servizio di file hosting che offre cloud storage, sincronizzazione automatica dei file, cloud personale e software client.
È utile capire Dropbox come funziona perché permette di archiviare online tutti i file che vogliamo, per averli sempre a portata di mano ogni volta che ci servono. L’accesso a questo servizio è disponibile da un qualsiasi computer connesso ad internet.

Uno i principali vantaggi di questo servizio è sicuramente che Dropbox è gratis: nella versione base, che offre possibilità limitate di archiviazione; mentre è a pagamento nella versione plus, si tratta di un vero e proprio hard disk aggiuntivo che è sempre accessibile.
Proseguendo nella lettura di questa breve guida scopriremo meglio come funziona Dropbox ed anche come inviare file con Dropbox.

download-dropbox

Gli utenti possono caricare all’interno di dropbox documenti e file di ogni tipo ed eventualmente recuperarli quando ne hanno la necessità.
Il servizio offre 2 GB di spazio senza spese, per conservare i documenti che ci servono.

Iniziare ad usare DropBox

Per installare Dropbox la cosa fondamentale è avere una connessione internet per collegarsi al suo sito. Una volta giunti sulla homepage del sito, vi basta cliccare sul tasto download per scaricare il programma su pc, smartphone e Tablet.
Completato il download, bisogna aprire il file appena scaricato (Dropbox.exe) ed avviare il processo di installazione.
Dopo ciò viene creata una cartella Dropbox. In questa cartella è possibile inserire tutti i file che si desidera archiviare e sincronizzare con altri computer o dispositivi su cui dovrà necessariamente essere installato Dropbox.

Tutte le modifiche effettuate ai file presenti all’interno della cartella, da qualsiasi computer o anche dispositivo sincronizzato, verranno riportate immediatamente su tutte le postazioni di lavoro, ciò significa che potete portare con voi e visualizzare in qualsiasi momento tutti i vostri documenti.

Come inviare file con dropbox

Molto importante è sapere come condividere file con dropbox e come inviarli in seguito ad altre persone.
Per condividere il file con un nostro collega o amico abbiamo diverse possibilità, esaminiamole tutte.

Selezionato il file comparirà l’icona di una catena alla fine del nome, dandoci la possibilità di condividerlo, cliccandolo si aprirà una nuova scheda con l’opzione per inviarlo.

A questo punto possiamo scegliere tra due opzioni, ovvero:

  • inviarlo tramite il nostro account Dropbox, inserendo nell’apposito campo l’indirizzo email del destinatario ed eventualmente un messaggio;
  • generare un collegamento diretto a quel file che possiamo copiare e incollare da qualsiasi parte come una chat, su una pagina web o direttamente nel testo di una email, cliccando su ‘Get link’: in questo modo il link verrà copiato negli appunti pronto per essere inserito in qualsiasi testo;


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Dropbox è sicuro?

Abbiamo pensato di proporvi alcune riflessioni su dropbox. Volevamo chiudere questo articolo rispondendo alla domanda che forse un po’ tutti si chiedono una volta istallato questo servizio, ovvero “Dropbox è sicuro?”
La risposta è una sola: No.

Dropbox svolge molto bene il suo compito, ossia condividere file di grandi dimensioni che non riescono ad essere inviati come allegati nella posta.
Va benissimo anche per prendere un appunto al volo, purché non siano password e altre informazioni riservate.

L’errore più grande da fare però è quello di utilizzarlo pensando di avere a che fare con un pezzo del proprio hard disk.
Nulla di più errato perchè esso è un servizio cloud, le informazioni che contiene potrebbero essere vittime di attacchi informatici e potremmo ritrovarci con le nostre informazioni più riservate in mano a sconosciuti e malintenzionati.
Noi consigliamo di utilizzarlo diciamo come un contenitore di file temporanei che poi dovremo salvare sul nostro pc, che comunque non siano dati sensibili, in questo caso dropbox risulta essere davvero comodo e conveniente utilizzarlo.

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